Jak si vybrat systém na správu mezd a personalistiky?

Střední a velké firmy si často stěžují na administrativu spojenou se zajištěním mezd a personalistiky. Administrativa je náročná a náchylná na lidskou chybu. Na trhu je celá řada softwarů, které slibují zjednodušení a pomoc. Který a podle čeho si vybrat?

Mzdy, faktury sklady, aneb co systémy umí?

Moderní ekonomické systémy mají prakticky neomezené množství funkcí. Velké společnosti jako je například VEMA, a. s. nabízejí systémy, které pokryjí veškeré administrativní problémy velkých společností jako ČSOB nebo IKEM. Dopředu si tedy rozmyslete, jaké funkce budete potřebovat a využívat.

Největší poptávka je po ekonomických systémech, které evidují účetnictví – tedy faktury, dokumentaci pro banky a mzdy. Pokročilé systémy umožňují také párování saldokontních účtů.

Zajímejte se především o záruku legislativní podpory, o to, zda systém umí zpracovat DPH a tvořit výkazy podle platných předpisů. Pak totiž výkazy můžete snadno použít pro komunikaci s úřady, například při přiznávání DPH.

Využíváte k financování dotace či granty? Systém Mzdy VEMA vám umožní efektivně sledovat plán rozpočtu a výdaje. Vy tak můžete s dotacemi lépe hospodařit a případně máte kdykoli po ruce dokumentaci, jak byly prostředky využity.

Kdo mi systém nastaví?

Takto rozsáhl ekonomické systémy si nenastavíte správně sami. Nechte si od odborníku poradit, zda a jak se dají propojit se systémy docházky, skladovým systémem a dalšími, které využíváte ve firmě.

Dodavatel systému by vám měl předat předimplementační analýzu. Tento dokument by měl obsahovat analýzu požadavků, informace o tom, jaké systémy využívá, a jak s nimi nový systém mezd propojíte. Díky této analýze navíc zjistíte, zda je pro vás zvolený systém vůbec vhodný a přinese požadované výsledky.

Dále se informujete o tom, jak bude systém zabezpečený. Jistě nechce, aby se vám do systému někdo naboural nebo účetní nedopatřením smazal důležitá data. Pokročilé systémy na takové případy myslí a maximálně omezují bezpečnostní rizika i riziko lidské chyby.

Dodavatel by vám měl nový systém předvést a všechny pracovníky zaučit, jak se systémy pracovat. Kvalitní dodavatelé vás zpravidla naučí se systémem pracovat zdarma.

Cena vs. kvalita ekonomických systémů

Kvalitní systém nebudete muset měnit několik let, berte tedy nákup jako investici a nešetřete. Dražší software bude mít špičkový zákaznický servis, uživatelskou podporu a nabídne vám doplňkové služby, například možnost ukládat data online v cloudu.